Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) Nedir

Kep, iş ve işlemlerin daha hızlı ve daha kolay yapılmasına olanak sağlamak için, elektronik ortamda bilgi ve belge paylaşımında kullanılan bir haberleşme sistemidir.

Elektronik posta ile haberleşmenin taraflar arasında teknik olarak güvenli ve hukuken geçerli bir şekilde yapılabilmesi için ilave güvenlik hizmetlerine gereksinim duyulmaktadır. Bu ihtiyaçları karşılamak üzere geliştirilen kayıtlı elektronik posta (KEP), elektronik iletilerin, gönderimi ve teslimatı da dâhil olmak üzere kullanımına ilişkin olarak hukukî delil sağlayan, elektronik postanın nitelikli şeklidir. KEP sistemi içerisinde bir elektronik iletinin gönderilmesi ve alınması dışında elektronik belgelerin saklanması, güvenli iletişim ve elektronik ortamda güvenilir üçüncü taraf hizmetleri gibi katma değerli hizmetler de sunulabilmektedir.

KEP Nasıl gelişti?

İlk defa 13/1/2011 tarihli ve 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu ile kayıtlı elektronik posta sistemine atıf yapılmıştır;

• 18 inci maddesinin üçüncü fıkrası: “Tacirler arasında, diğer tarafı temerrüde düşürmeye, sözleşmeyi feshe, sözleşmeden dönmeye ilişkin ihbarlar veya ihtarlar noter aracılığıyla, taahhütlü mektupla, telgrafla veya güvenli elektronik imza kullanılarak kayıtlı elektronik posta sistemi ile yapılır.
• 1525 inci maddesinin ikinci fıkrası: “Kayıtlı elektronik posta sistemine, bu sistemle yapılacak işlemler ile bunların sonuçlarına, kayıtlı posta adresine sahip gerçek kişilere, işletmelere ve şirketlere, kayıtlı elektronik posta hizmet sağlayıcılarının hak ve yükümlülüklerine, yetkilendirilmelerine ve denetlenmelerine ilişkin usul ve esaslar Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu tarafından bir yönetmelikle düzenlenir.

Kanunun ardından bir dizi uygulama yönetmelikleri yayınlandı. Bu yönetmeliklerle Anonim şirketlerin ve Limited Şirketlerin KEP i kullanmaları zorunlu hale getirildi. Gelir vergisi mükellefleri için ise ihtiyarıdır. Peki ne zaman cezalı durum gündeme geldi? 28.06.2014 tarihli Resmi Gazetede yayımlanan 6545 sayılı Kanunda yapılan değişik ile 5549 sayılı Suç Gelirlerinin Aklanmasının Önlenmesi Hakkında Kanuna eklenen maddeler ile tebligatların KEP ile yapılması zorunlu hale getirilmiş olup KEP sistemini kullanmayanlara para cezası uygulanacağı belirtilmiştir.

En kısa sürede KEP üyeliğini yaptırmayan firmalarımızın yaptırmasını önemle hatırlatırız.

KEP ile neler yapılır?

KEP sistemiyle resmi, özel ve ticari her türlü belge veya yazı, kurumlar ve şahıslar arasında elektronik posta ile gönderilip alınabilmektedir. Başka bir deyişle yasal geçerli olarak elektronik yazışma ve bildirim (beyanname, bildirge, başvuru, bildirim, ihtar, ihbar, vb.) yapılabilmektedir.

Kurum içi ve kurumlar arası yazışmalar, kamu kurumları ile özel sektör kuruluşları, vatandaşlar (gerçek ve tüzel kişiler) arasındaki her türlü yasal bildirim yapılması, belge gönderilmesi, elektronik fatura gönderilmesi, banka yatırım/kredi/kredi kartı hesap ekstreleri, online alışveriş siparişleri ve diğer her nevi sipariş gönderilmesi/alınması, dilekçe, başvurular, sözleşmeler, ihale teklifleri gibi sayısız alanda kullanılabilmektedir.

Bildiğiniz gibi birçok firma e-fatura ve e-deftere geçti. Henüz taslak halinde olan tebliğe göre;

• 2013 takvim yılı brüt satışı 10 milyon ve üzeri olan mükellefler,
• 2013 takvim yılını izleyen yıllarda brüt satış hasılatı 10 Milyon TL ve üzeri olan mükellefler de, otomatikman e-fatura ve e-defter uygulamasına başlayacaklardır.

Tebliğ yayımlandıktan sonra konuyla ilgili tekrar bilgilendirmede bulunacağız.